Några för- och nackdelar med paketerade arkiveringssystem

• April 19, 2024

Pappershantering och arkivering är nära toppen av nästan allas lista över mest hatade organisatoriska uppgifter, ofta för att de involverar till synes oändliga beslut: vad måste jag hålla? Hur länge måste jag behålla det? Var ska den gå? Vad ska jag kalla mappen där jag lagrar den?

Paketerade filsystemsatser kan ibland vara ett användbart sätt att ta ut sticket från pappershantering, eftersom de säger rätt till var du ska arkivera saker, hur länge du ska behålla dem och vad du ska märka dina mappar. Men det finns några nackdelar också. Här är en titt på några av för- och nackdelarna med ett system jag försökt,
Organiseringssats för ekonomisk planering av Homefile.

Vad finns i satsen
Homefiles finansiella planeringssats innehåller tjugotvå filavdelningskort, ett snabbsökningsindex och en handbok med instruktioner för att använda systemet samt utrymme för att registrera saker som kontoinformation, försäkringsinformation och personuppgifter.

Hur det fungerar
Var och en av de finansiella planeringssatsens fildelarkort har en flik med en specifik kategori - Försäkring: hälsa och funktionshinder, till exempel; själva kortet anger vilken typ av papper som ska gå i den filen, vilka papper som ska gå i en annan fil och hur länge du ska behålla de papper du stash där.

Du placerar varje fildelarkort i en hängande filmapp och fyller sedan den mappen med de papper som anges på kortet. (Vissa kategorier, till exempel bankkonton, är tillräckligt breda att satsen rekommenderar att manila filmappar finns i de hängande mapparna för att hålla papper för olika konton separerade.) De snabba indexkorten och handboken går i en hängande filmapp framför allt annan; När du behöver arkivera eller hämta ett papper kommer indexet att säga dig var du ska leta.

Vad jag gillade med systemet
Nyligen bestämde jag mig för att sätta Homefiles kit på provet. Efter anvisningarna i handboken skapade jag ett nytt arkiveringssystem och lade in mina papper igen enligt kategorierna och riktlinjerna i satsen. Eftersom jag inte behövde bestämma var jag ska arkivera saker och inte behövde skapa etiketter för de hängande mapparna (det är vad flikarna på korten är för), gick processen ganska snabbt.

När jag flyttade mina papper fann jag att vissa kategorier jag hade lagrat separat tidigare - som kreditkortsutdrag och kreditrapporter - var mer meningsfulla kombinerade, som kit rekommenderade. Jag tyckte också att indexet var ganska praktiskt: snarare än att behöva komma ihåg var jag hade lagt ett visst papper, kunde jag helt enkelt slå upp det på indexet. Detta kan potentiellt vara en tidssparare.

Arbetsboken påpekar att detta system kan vara särskilt användbart för personer med filer på flera platser (säger, en primär bostad och ett fritidshus) och personer som är ansvariga för flera uppsättningar av filer (som deras egna och en äldre förälders). Jag håller med. Detta kit kan eliminera behovet av att återuppfinna hjulet när det gäller arkivering.

Nackdelarna
Ju djupare jag kom in på att skapa mitt arkiveringssystem, desto mer blev jag medveten om saker och ting om satsen som inte satt bra hos mig:

• Till att börja med fanns det vissa förvirrande skillnader och övergångar mellan kategorier - examensbevis är tänkta att lagras i den personliga mappen, till exempel, medan avskrifter går i mappen Skolor och barnomsorg (men jag är för närvarande inte i skolan och gör inte ha några barn).
  
• Genom att följa satsen instruktioner, var jag tvungen att göra flera ändringar som inte verkade logiska för mig; till exempel kvitton för stora inköp, som jag normalt lagrar med min hyresförsäkringsinformation (eftersom jag bara hänvisar tillbaka till dem om jag skulle göra anspråk) är avsedda att lagras med garantier och användarguider.
  
• Jag fann också att vissa kategorier saknades. Det fanns till exempel ingen indikation på var du ska arkivera saker som återkommande räkningar (verktyg, telefon osv.) - och även om arbetsboken ger utrymme för att anpassa indexet när du stöter på papper som inte finns med i en specifik kategori, kan detta potentiellt besegra syftet med ett system där beslut fattas i förväg för dig.
  
• Slutligen hittade jag en del av logistiken för systemet ofullkomligt. Satsen rekommenderar att du lämnar in inkomstdeklarationer och stöder information i en mapp, men allt annat än den mest grundläggande 1040 skulle troligt fylla en hängande mapp till överfyllda. Dessutom är själva filkorten något för höga: när jag placerade dem i en hängande mapp med ens en delvis full manila-fil kunde jag inte stänga toppen av filrutan jag använde.
  

Poängen
Om du redan har någon form av arkiveringssystem på plats kan du ha svårt - som jag gjorde - att åsidosätta dina naturliga lutningar när det gäller att bestämma var du ska arkivera saker. Satsens ibland förvirrande övergångar mellan kategorier kan vara frustrerande. Du kanske också är stymied om du har papper som inte faller lätt in i traditionella arkiveringskategorier.

På baksidan gör satsen ett bra jobb med att förutse de flesta stora arkiveringskategorier och tydligt specificera vad som går i varje kategori, vad som inte gör det och när det är säkert att rensa innehållet i varje mapp. Det är också lätt att installera och kräver inte utrustning utöver de grundläggande arkiveringsmaterialen. Om du är överväldigad av papper och känner dig förlamad av tanken på att behöva bestämma vart saker går, eller om du bara vill ha ett grundläggande, okomplicerat arkiveringssystem, kan Financial Planning Organizer Kit vara bara biljetten.

Video Instruktioner: Słuchawki bezprzewodowe bluetooth MEDIA-TECH INDUS MT3590 RECENZJA (April 2024).