Minska röran genom Going Digital, del 2: Papper

• Maj 17, 2024

I den första delen av den här serien tittade vi på sätt att digitala med din musiksamling kan hjälpa dig att undvika röran och njuta av din musik mer. Men staplar cd- och kassettband är sällan någons största huvudvärk; den skillnaden faller oftast på papper, särskilt de som vi behöver hålla kvar för skattemässiga eller juridiska ändamål. Den här veckan undersöker vi hur digitalisering på pappersområdet kan göra att du håller de poster du behöver mindre beskattning och mer ordentligt.

Det grundläggande
Det vanligaste skälet till att de flesta av oss håller papper som kvitton, räkningar, verktygsuttalanden och så vidare är att det finns en chans att IRS skulle be om dem om vi någonsin mött en skatterevision. Faktum är att journalföring är allvarlig affär, och det är viktigt att ha de underlag som du behöver så länge som IRS säger för att behålla dem. (För en översikt över skatterelaterat registerföring, se länken nedan.)

Som sagt, hur många av oss skulle faktiskt kunna få tag på vår skatterelaterade dokumentation snabbt och enkelt om vi ombads det? Hur många skulle behöva gräva igenom berg av oberoende pappersarbete under processen? Hur många av oss kalkar tänderna bara tänker på att ta itu med lådan / lådan / baksidan av garderoben där (vi tror) allt detta papper är lagrat? Att digitalisera de poster du behöver hålla kan gå långt mot att låta dig följa IRS utan att behöva ge upp din förnuft i processen.

Fördelarna
Amerikansk lag tillåter nu att digitala kopior av skatterelaterade poster kan innehålla många av de saker vi brukade hålla på papper, inklusive kvitton, räkningar och uttalanden. Att lagra viktiga dokument som dessa i digital form sparar inte bara mycket utrymme, det kan också göra det världar lättare att hitta det du behöver snabbt och att hålla dina poster organiserade. Dessutom kommer du kanske aldrig mer att behöva lämna ut en skobox full med kvitton till din skatteförberedare i april!

Det är viktigt att notera att vissa dokument alltid bör förvaras i sitt ursprungliga pappersformat, inklusive testament, titlar, födelsecertifikat och många inteckningsdokument. Du kan alltid skapa digitala kopior av dessa dokument, men se till att hålla fast vid originalen på ett säkert ställe. För mer information om vad du ska hålla på papper, fråga din advokat, CPA eller skatteprofessionell.

Komma igång
Allt du verkligen behöver för att digitalisera dina papper är en skanner som automatiskt överför kopior av vad du skannar till din dator. Naturligtvis varierar skannrarna mycket i kostnad och kvalitet; Om du planerar att använda din ofta - speciellt för att skapa digitala dokument - är det värt att investera i ett som är lätt att använda och kommer att hålla upp över tiden. Helst leta efter en skanner som kommer att producera PDF-filer av dokumenten du producerar snarare än bildfiler som .jpgs.

(Om ditt pappersarbete är särskilt kvitto-tungt, kan du tänka på den nya NeatReceipts-skannern. Den här gadgeten låter dig skanna dina kvitton, och den kommer också med programvara som kommer att analysera och kategorisera dina utgifter. Även om det inte är billigt, kan det vara en värdefull köp om tanken på att manuellt ange ett kvitto till ditt redovisningsprogram skickar dig skrikande - eller om själva tanken på ett redovisningsprogram skickar dig skrikande.
Kolla in skannern Neat Kvitton här.)

Förutom en bra skanner är det vettigt att installera ett organiserat arkiveringssystem på din dator. Att skanna dokument och lagra dem i ett mörkt och okänt hörn på hårddisken blir lika galet som att försöka korrelera dem alla i en överfylld arkiveringslåda. Överväg att ställa in en särskild mapp som heter "Utgifter" (eller "Viktiga papper", eller vilket namn som är vettigt för dig); inuti det, skapa ytterligare mappar för de olika typer av dokument som du lagrar där: kreditkortsutdrag, kvitton, betalningsstubbar etc.

Underhålla dina framsteg
Varje gång du skannar ett dokument, se till att både ge det ett namn som gör det lättare att hitta (snarare än standard Scan001.pdf kommer din skanner sannolikt att kalla det) och sedan spara den i rätt mapp.

Du vill också vara vaksam när det gäller att säkerhetskopiera denna information regelbundet, vare sig det är på en skiva, en extern hårddisk eller en USB-nyckel (som är ungefär storleken på tummen och ansluts till USB-porten på din dator ). Tänk på detta som den digitala motsvarigheten för att förvara viktiga papper i en säker eller en låst låda.

När du har skannat dina dokument och lagrat dem säkert på din dator kan du bli av med många av dina originalpapper. (Återigen, när du är osäker på vad du måste hålla i pappersform, kolla med din advokat eller CPA.) Det är smart att strimla allt som har identifierande information på det - kvitton som visar din kreditkortsinformation, uttalanden som visar kontonummer, och absolut vad som helst med ditt personnummer - snarare än att bara släppa det i papperskorgen.

Att digitalisera dina befintliga dokument kan vara ett bra sätt att minska dina pappersbaserade huvudvärk och samtidigt göra det lättare att hitta det du behöver när du behöver det. Med en blygsam investering av tid, verktyg och ansträngning kanske du bara upptäcker att du kan tömma den besvärliga fillådan för gott.

Video Instruktioner: Core of natural pesticide, JADAM Wetting Agent (JWA), [Multi-language subtitles] (Maj 2024).