Designa ett schema och håll dig fast vid det!

• Maj 10, 2024

När jag arbetat för ett mycket litet företag och som med alla små företag var jag skyldig att bära många hattar. Eftersom jag var Jane of All Trades (jag gjorde lite marknadsföring, mottagning, skrivning, kontorist osv.) Drog jag mig alltid i flera olika riktningar. Det var inte första gången jag befann mig i den här typen av ostrukturerad men ändå krävande arbetssituation, men det var första gången jag hanterade situationen med nåd. Jag var bara där en dag - en halv dag faktiskt - innan de litade på mig att arbeta med sina viktigaste dokument och det tog ungefär en månad innan jag hade alla aspekter av mitt jobb under kontroll.

Min hemlighet? Jag utformade ett schema och oavsett vad jag fastnade på det. Så här gjorde jag det. Du kan också använda dessa tekniker för att skapa ett schema för dig själv hemma.

Gör observationer.

Det första jag gjorde när jag började jobbet var att observera vad som hände omkring mig. Var kom mitt arbete ifrån? Hur ofta fick jag det här arbetet? Vad var tidsfristerna?

Det jag letade efter och försökte jaga var de rutinmässiga uppgifterna - min favorituppgift i världen för att när du har gjort något, tio, tjugo, hundra gånger kan du behärska det.

Skriv ner allt. Lämna ingenting.

När jag gjorde mina observationer skrev jag ner saker. Jag visste att jag fick arbete från chefen och ett halvt dussin andra chefer helt slumpmässigt. Jag visste aldrig vad som kom eller hur mycket. Jag hade också pågående marknadsföringsarbete som jag insåg för övertid att jag skulle behöva hantera mig eftersom jag märkte att ingen övervakade mina framsteg på detta område. Sedan fanns det två större rapporter som båda skulle betalas varje månad. Bingo! Det här är vad jag hade letat efter - rutinarbetet. Rutinarbete är underbart att bygga ett schema runt.

Gör en lista.

Efter att ha gjort mina observationer, började jag utarbeta vad jag kallar en "Dashboard" eller "Master List." På denna lista delade jag upp alla mina ansvarsområden. Jag följde filosofin jag använder för arkivering: använd breda kategorier när jag arkiverar eftersom det är lättare att leta efter ett dokument i en stor fil än att sortera igenom 10 små filer.

Arbete kom in från olika människor, då hade jag mitt eget arbete och de två rapporterna. Eftersom uppdragen var så osammanhängande konsoliderade jag. Chefen hade sin egen kategori högst upp på min lista. Jag klumpade cheferna helt och hållet under en kategori. Mina personliga projekt var ett annat och rapporterna låg under en kategori längst ner på min lista eftersom de var grunden. Dessa var mina huvudansvarsområden. När jag hade 20 enastående saker att göra och telefonerna ringde och min e-post hoppade kändes det bra att veta i slutändan var jag bara ansvaret för fyra huvudområden även om det till en början kändes som 100!

Skapa ett schema.

När jag hade varit i företaget en hel månad kunde jag utarbeta en allmän arbetsbeskrivning baserad på mina fyra huvudansvar. Jag använde den här informationen för att utveckla ett schema. Varje timme på min dag (när jag inte var på ett möte) utsågs till ett av mina ansvarsområden. Till exempel skulle jag schemalägga en viss tid att arbeta med rapporterna varje dag i en timme eller så. När jag arbetade med rapporterna arbetade jag inte med marknadsföring eller något annat. Det enda som skulle dra mig ifrån vad jag var planerad att göra var en begäran från chefen eller en allvarlig nödsituation. Och om det var ett avbrott skulle jag ta itu med det och sedan gå tillbaka till arbetet med rapporterna igen.

Genom att arbeta på detta sätt - genom att ange specifika uppgifter till specifika tidsramar - kunde jag få allt mitt arbete gjort. Det jag gjorde var också att förvandla jobbbeskrivningen / ansvarslistan till en statusrapport som jag skulle skicka till intressenter varje dag så att de visste var jag var på alla mina projekt.

Hålla fast vid det!

Jag använder fortfarande den här arbetsstilen när jag skriver hemma. Jag bryter ner min arbetsdag efter publicering eller webbplats. Jag planerar bitar av tid att ägna åt specifika projekt och såvida inte en allvarlig nödsituation växer upp, jag skiljer mig inte från schemat.

Till exempel, häromdagen arbetade jag med en artikel om coffebreakblog (enligt mitt schema) när jag märkte ett e-postmeddelande som jag väntat på i min inkorg. Jag var frestad att öppna e-postmeddelandet, men det var för en artikel jag skrev för en annorlunda webbplats, inte coffebreakblog. Jag har redan gjort mitt schemalagda arbete för den webbplatsen tidigare på dagen och hade inte planerat att arbeta med den igen förrän nästa dag. Även om jag verkligen ville öppna e-postmeddelandet, avstod jag och fortsatte med det arbete jag hade gjort.

Jag öppnade inte det förväntade e-postmeddelandet förrän 12 timmar senare när jag var planerad att göra det.

Det kan finnas tillfällen där du är planerad att arbeta med ett projekt men inte kan som du väntar på något och inte kan gå framåt förrän du får det. I så fall gör jag något som är projektrelaterat. Om jag inte kan arbeta med kött från ett projekt kan jag alltid göra lite hushållning. Jag kan börja sätta ihop en faktura, jag kan brainstorma andra idéer för att komma fram till redaktörerna i framtiden, jag kan räta upp mina datafiler och så vidare.

Många yrkesverksamma med flera ansvarsområden befinner sig ofta osäkra på vad de borde göra vid en viss tidpunkt.Att ha ett schema hjälper dig att fatta de tuffa besluten. Om det inte finns en nödsituation gör du helt enkelt vad som är nästa på ditt schema.

Video Instruktioner: WW2 - OverSimplified (Part 1) (Maj 2024).