Är det dags att rensa din e-postkorg?

• Maj 6, 2024

Oavsett om du arbetar hemifrån eller arbetar 9 till 5 utanför hemmet, kan du använda datorns inkorg för att arkivera några av dina meddelanden. Om du använder din inkorg för att arkivera, hålla koll på hur mycket tillgängligt lagringsutrymme du har kvar.

E-post med stora bilagor kan använda mycket utrymme. Även om många tillgängliga e-postkonton ökar lagringskapaciteten för användare är det en bra idé att hålla reda på vad du sparar. Ibland sparas en "brådskande eller söt" framåt eftersom du planerar att skicka den till en vän eller läsa den när du har tid. Månader senare hittar du det och inser att det inte är väldigt söt och inte heller är brådskande. Om du inte tycker om vidarebefordrade meddelanden, be dina vänner att inte skicka dem eller helt enkelt ta bort dem.

Istället för att lämna ett meddelande i din inkorg kanske du vill skapa en mapp istället. Överväg att skapa arkivfilmappar online för viktig e-post.

När du rensar bort personlig e-post, fråga dig själv när det var sista gången jag behövde eller använde detta? Om du känner att det är viktigt, men inte har använt på 6 månader, arkivera det. Alla eller de flesta e-postsystem har kapacitet att lagra stora filer. Om e-postmeddelandet kommer från din chef, gör du en mapp med hennes namn och lagrar föremålet där. Om det är en allmän anteckning som bekräftar ett möte och mötet har ägt rum kan det hända att anteckningen inte längre behövs, eftersom du kommer att ha mötets ämne, datum, tid och deltagarnamn i din kalender. Många företag har regler och förordningar om hur länge dokument ska sparas. Samma regler kan gälla för e-post. Så läs reglerna och förordningarna innan du trycker på radera-knappen.

Vissa människor gillar att rädda allt och andra vill bara inte ta itu med att kasta ut vad de inte vill ha. Så småningom kan båda rutinerna orsaka samma problem som att vara en packrat i mur- och murbrukvärlden orsakar - problem med rymden och röran. Om du märker att du inte kommer ihåg varför du sparar en artikel kan det inte vara viktigt. Skapa en diverse arkivfil för föremål som denna, var försiktig så att du inte slänger på allt i detta mörka hål.

Ett enkelt sätt att kategorisera e-postmeddelanden för arkivering är att använda sökfunktionen för att dra upp e-postlistor efter ämne eller eget namn. Om Anthony Parks skickade ett e-postmeddelande om Hamilton-projektet, sök efter Anthony Parks eller Hamilton-projektet. När du har fått e-postmeddelanden gör du en mapp under projektnamnet eller individens namn.

Sparar du vissa inkommande bokstäver eller formulär eftersom du gillar formatet eller flödet i språket i dokumentet? Det är en bra idé att förbereda utkastet så snart du kan och placera det i din "Utkast" -mapp direkt.

Lite hushållning via e-post kan hålla dina e-postfiler ordnade och rörliga.

Video Instruktioner: RENSAR UT HALVA MIN SMINKKOLLEKTION - Ögonskuggspaletter! ???? (Maj 2024).