Göra det bästa av ett teknisk supportsamtal

• Maj 8, 2024

Det händer med oss ​​alla, även IT-människor ... det fruktade samtalet till teknisk support. Idag händer det inte bara med datorer. Nu när vi har så många andra enheter: mobiltelefoner, handdatorer, navigationssystem, MP3-spelare, har vi ännu fler saker att bryta på oss. I själva verket är det dessa enheter som förmodligen kommer att landa oss på telefonen med teknisk support eftersom de kan vara relativt nya inköp och inte kommer med mycket i vägen för en felsökningsguide förutom att "starta om."

Som alla som har behövt använda teknisk support vet kan upplevelsen vara allt från snabbt och enkelt till långt och utdraget; vanligtvis den senare. Så förbered dig innan du börjar med några tips som kan hjälpa till att göra samtalet så smärtfritt som möjligt.

Om du är något som jag, gör du vad som krävs för att undkomma det fruktade tekniska supportsamtalet. Det inkluderar att försöka mitt allra bästa att fixa problemet själv. Jag kontrollerar manualen, gör den gamla omstarten (som faktiskt fungerar en hel del av tiden) och går slutligen online för att se om jag kan hitta ett svar där. Jag börjar med produktens webbplats, som kan vara en bra informationskälla. Faktum är att du alltid ska kolla in webbplatsen för en ny produkt. Du kan hitta några specialerbjudanden, gratis nedladdningar och registrera dig för aviseringar om produktuppgraderingar.

Därefter letar du upp din produkt på detaljhandelswebbplatser eller produktgranskningswebbplatser. I avsnittet för kundrecensioner eller kommentarer kan du hitta andra personer som har stött på samma problem. Du kan till och med försöka Google ditt problem. Det kan leda dig till diskussionsforum eller artiklar som löser problemet.

Om allt detta och ett samtal till din kusin som är "ganska bra med elektronik" inte hjälper, kanske du bara måste ringa samtalet.

Innan du börjar ska du se till att du har en god tid att vara i telefonen. Med tur behöver du inte det, men var redo för det. Starta inte ditt samtal om du vet att du måste springa ur huset om några minuter eller om det är slutet på din lunchtimme.

Ha den felaktiga enheten framför dig, tillsammans med alla tillbehör (som batterier eller en laddare) du kan behöva. Om problemet är din dator, ha den på och redo. Chansen är stor att din tekniska supportperson behöver dig att arbeta med den faktiska enheten under samtalet.

En annan anledning till att ha varan med dig är att du kan behöva ge teknisk supportperson information som serienummer eller produktnyckel, eller så kan de fråga versionen av din programvara. Så du kan behöva antingen titta på produkten eller programvaran för att hitta detta. Jag föreslår att du hittar informationen först och skriver ned den, särskilt om den är svår att se (att läsa serienumret på baksidan av en iPod behöver ett mycket bra öga eller ett elektronmikroskop). För programvara finns det vanligtvis på fliken Hjälp på skärmen "Om". Tekniskt stöd bör kunna berätta hur du hittar sådan information, men vara beredd att leta efter den.

I allmänhet, om du ringer om ett datorproblem, bör du alltid veta vilket operativsystem du använder och vilken version av programvaran du ringer om. Du kommer alltid att få frågan om detta. Och om du har ett kundnummer eller ordernummer, har du det till hands. Allt du kan göra för att processen ska fungera smidigt hjälper. Du vill inte vara på en halvtimme bara för att ta reda på att du lämnade viktig information på kontoret och att du måste ringa tillbaka.

Har något att skriva på och en penna eller penna. Du kan behöva skriva ner instruktioner eller annan information. Det kan också hända att du vill ta anteckningar när du går. Om möjligt bör du försöka få namnet på den som hjälper dig och ett sätt att ringa tillbaka dem. Det kanske inte är möjligt (många företag kommer inte att ge dig direkt linjeinformation, det är deras policy och inte felet för den supportperson du pratar med), men om du kan få den här informationen, få den - särskilt om personen du pratade med är till stor hjälp.

Och slutligen ta ett djupt andetag och berätta för dig själv att vara tålamod och behandla den tekniska supportpersonen snyggt. Du kan vara arg på produkten och företaget för att du misslyckats med dig, men ta inte ut den på teknisk supportperson. Han eller hon orsakade inte ditt problem, och i första hand är att ditt samtal kommer att bli mycket lättare för er båda om du förblir lugn och trevlig. Använd den tiden du spenderar (som du visste att du var i) för att koppla av, samla dina tankar och förbereda dig för samtalet.

På tal om själva samtalet kanske du vill sätta telefonen på högtalaren eller använda ett headset. På så sätt kan du frigöra händerna för att fikra med din felaktiga produkt eller ta anteckningar. Åtminstone kan du göra andra saker medan du håller på. Jag fortsätter helt enkelt att jobba på ett annat projekt medan jag väntar på svar. Det finns ingen anledning till att du bara ska sitta där och stirra på telefonen om du inte behöver.

När du äntligen får en människa (grattis!), Var redo att berätta för dem om ditt problem på ett så enkelt och kortfattat sätt som möjligt. I slutet av samtalet ska du vara beredd att ta ner ett bekräftelsesnummer. Ofta spåras samtal på detta sätt, och om du måste ringa tillbaka kan de be om ett sådant nummer.Se till att du inte har några sista frågor innan du lägger på. Och till sist, tacka dem för deras hjälp. Han eller hon kommer att uppskatta ditt tålamod och vänlighet.