Hantera din chefs förväntningar

• Maj 6, 2024

Om du någonsin har arbetat hårt på ett projekt bara för att få det avvisat av en handledare eller klient, inser du hur demoraliserande detta kan vara. Vanligtvis när detta händer är det på grund av en missförstånd; båda parter var inte överens om parametrarna för projektet eller leveranserna.

För år sedan på jobbet ombad jag mig att ordna en lunch för en grupp chefer. Uppdraget var mycket öppet. Jag fick antalet chefer och fick höra att lunchen skulle vara i byn på Manhattan. Resten fick jag ta reda på själv. Att vara ny i New York (och det var innan internet) tittade jag i telefonboken för att välja en restaurang från de gula sidorna, vilket är vad jag hade gjort hela mitt liv fram till dess.

Min chef var inte nöjd med mina resultat. Hon räckte in på sitt skrivbord och drog fram en liten Zagat-guide och fann att restaurangen jag valde fick en hemsk recension. Jag var bedövad och förvirrad. Hon föreslog inte att jag skulle använda guiden när jag tilldelade uppgiften.

Fråga frågor

Hur kan jag ha hanterat denna situation annorlunda och framgångsrikt slutfört uppdraget? Jag kunde ha ställt några frågor när uppdraget gavs. Jag kunde ha frågat min chef om hon hade några speciella restauranger i åtanke, vilket kanske kunde ha fått henne att säga att jag valde en plats som fick ett högt betyg i Zagat. Då skulle jag ha vetat att hon förväntade mig att använda guiden innan det var för sent.

Bekräfta uppdraget

Som författare slår jag ibland artikelidéer via telefon och får godkännande. Jag följer sedan upp ett e-postmeddelande för att bekräfta uppdraget. När jag arbetar på ett kontor och får ett långt uppdrag gör jag samma sak. Min e-post skulle läsa något som:

"Per vårt samtal idag kommer jag att ha de tre första avsnitten i rapporten färdigställda på torsdag och resten senast fredag ​​eftermiddag."

Denna typ av e-post definierar tilldelningens parametrar. Jag förklarar exakt vad som kommer att lämnas in och när. Om det har skett en felkommunikation kan det rensas upp just då.

Checka in

För längre projekt kan du regelbundet checka in med intressenter så att det inte blir några överraskningar när du lämnar in arbetet. Till exempel var jag en gång ansvarig för att sammanställa en rapport baserad på input från ett dussin andra företag. När informationen lurade in varje dag skulle jag låta min chef veta vem som hade följt, vem var enastående och de åtgärder jag vidtog för att uppmuntra företagen att lämna in sin information. Om jag var tvungen att lämna in en ofullständig rapport på grund av att några av företagen saknade tidsfristen, var min chef väl medveten om det i förväg.

Se tillbaka till det ursprungliga e-postmeddelandet

När jag skickar in ett uppdrag som frilansförfattare eller när jag är i en kontorsinställning bifogar jag den ursprungliga e-postmeddelandet som beskriver uppdraget. Jag gör det så att mottagaren inte behöver söka igenom sina e-postmeddelanden för att verifiera att jag har gjort det vi kommit överens om.

Jag ser till att jag ändrar ämnesrubriken för att spegla att e-postmeddelandet innehåller det slutförda arbetet.

Lyssna på feedback

Jag är författare så varje gång jag lägger mitt arbete där ute lämnar jag mig öppen för kritik. Liksom de flesta människor tycker jag inte om att ha mitt arbete harpooned. Det är en svår piller att svälja. Men jag inser att feedback är viktig och kan hjälpa oss att utföra våra jobb bättre.

Tillbaka i början av denna artikel berättade jag historien om hur jag blev ombedd att ordna en chef för lunch i byn. Eftersom min chef inte sa att hon förväntade mig att använda Zagat-guiden förrän jag faktiskt såg ut hela dagen. Jag kände att jag var inställd på att misslyckas. Det jag kan se tydligt nu när jag inte insåg då är att misslyckandet inte var i att jag valde en dålig restaurang, utan snarare i att inte uppskatta lektionen som min chef försökte lära mig. Jag gick in i arbetet den morgonen utan att veta hur jag skulle välja en restaurang och lämnade den kvällen att veta exakt hur jag skulle göra det.

Det var en pinsamt lektion, men en lektion ändå.

Video Instruktioner: Är din chef psykopat? Skillnaden på pyskopat och en narcissist | Hantera besvärliga människor (Maj 2024).