Enkla steg till ett effektivt arkiveringssystem

• April 26, 2024

Den här artikeln är ett utdrag ur min nya e-bok, The Organised Life Guide to Organizing Papers & Files.

Hörnstenen i de flesta pappershanteringssystem är en uppsättning filer som kan innehålla och kategorisera den information som är viktig för dig. Med några få grundläggande tillbehör och några enkla steg kan det att skapa ett arkiveringssystem (eller uppdatera ett existerande) vara en relativt snabb och smärtfri uppgift, särskilt om du redan har avskaffat oönskade och onödiga papper. Så här får du dina filer i form.

Vad du behöver:

• Tomma filmappar. Jag rekommenderar att du använder både interna (eller manila) filmappar och hängande mappar, men om du är pressad för utrymme kan du bara använda den ena eller den andra.
  
• Klisterlappar. Standardstorleken 3 till 3 tum är perfekt eftersom den ger dig gott om utrymme att skriva.
  
• En penna eller penna.
  
• Tomt papper eller ett tomt ordbehandlingsdokument för att notera anteckningar om de arkiveringskategorier du skapar och vad som hör till var och en.
  
• Alla filer du redan har skapat, oavsett om de ingår i ett arkiveringssystem du redan har eller mappar du skapade när du avsätter papper för att spara under sorterings- och ogräsningsprocessen.
  Väskor eller fack för återvinning och fragmentering, bara om du stöter på oönskade eller onödiga papper som fortfarande lurar runt.
  

Vad ska man göra:

1. Samla alla papper som du kommer att arbeta med tillsammans på en plats. Om du uppdaterar ett befintligt arkiveringssystem är du före spelet.
   
2. Ta ett papper från toppen av din stack och gör en av två saker med det:
   
   
   
   • Om det är relaterat till en filkategori som du redan har skapat eller en fil i ditt befintliga system lägger du till den i mappen.
     
   • Om den tillhör en ny eller separat kategori, lägg den i en tom filmapp och använd en klisterlapp för att ge den mappen en tillfällig etikett.
     
   
   
3. När du lägger papper i mappar ska du notera en anteckning på ditt tomma pappersark eller i ditt ordbehandlingsdokument om vad papperet är och var du har lagt det. Du kan till exempel skriva "Bilförsäkring - i bilmapp" eller "Flyginformation för resa till San Francisco - i kommande resmapp." Dessa anteckningar hjälper dig att komma ihåg var du har lagt in saker och hjälper dig också att skapa en filkarta när du är klar med att installera ditt system.
   
4. Upprepa dessa steg med varje papper i din stack. Om du uppdaterar ett befintligt arkiveringssystem, bläddra igenom papperet i varje mapp för att avgöra om de hör till den mappen eller någon annanstans, och om kategorimärket i mappen fortfarande är korrekt. Flytta saker till andra mappar och uppdatera dina etiketter vid behov.
   
5. När du har sorterat och kategoriserat allt i mappar, titta tillbaka genom mapparna. Har kategorier och etiketter meningsfullt? Finns det några mappar som bör konsolideras? Något som borde delas upp i mindre kategorier?
   
6. När du är nöjd med de kategorier du har skapat, markera dina mappar. Du kan handskriva eller skriva ut etiketter eller skapa dem med en etiketttillverkare.
   
7. Lägg mapparna i fillådan, rutan eller papperskorgen du använder för att lagra dem. Organisera dina filer på ett sätt som är vettigt för dig baserat på hur du använder dem. Du kan till exempel beställa dem alfabetiskt eller kronologiskt, eller placera mapparna som du troligtvis använder mest framför, med mindre ofta åtkomna filer bakom.
   
8. Skriv upp din filkarta. Den här listan, baserad på anteckningarna du tog om arkiveringskategorierna du har skapat och vad du har lagrat i varje kategori, hjälper dig att komma ihåg vad som är där. Förvara en kopia av din filkarta framför din fillåda eller i en mapp på datorns skrivbord så att det är lätt att komma åt när du behöver hitta något i dina filer.
   
9. Beundra ditt aktuella, funktionella arkiveringssystem!