Använda mappar i Outlook

• Maj 17, 2024

E-post har blivit valet av kommunikation som ersätter brev, memo och telefonsamtal. Även om kommunikation via e-post har fördelar som att kommunicera dygnet runt, spåra konversationer och inga resor till postkontoret finns det också många nackdelar med att använda e-post istället för traditionella kommunikationssätt. Dessa inkluderar överbelastning av information, ständig kommunikation och till skillnad från ett telefonsamtal som när du lägger på det är över e-postmeddelandet kvar i ditt konto väntar på att raderas eller arkiveras vilket leder till en överfylld inkorg.

(Obs! Jag har haft folk med över 15 000 e-postmeddelanden i inkorgen! Nu är det överflödigt!)

Det finns flera metoder som kan användas för att hjälpa till att organisera och rensa ut din inkorg tillsammans med metoder som kan hjälpa dig att hålla dig organiserad så att din inkorg inte växer ur kontroll.

Den första metoden som vi ska utforska är att använda mappar. En mapp i Outlook motsvarar en mapp i Windows - den används i huset och organiserar filer eller i detta fall e-post.

Mappar kan kapslas som gör att du kan skapa en mapp i en mapp som hjälper till att organisera ännu enklare. Var bara försiktig så att du inte skapar för många mappar, annars kan det bli svårt att hitta objekt senare.

Så här skapar du en mapp i Outlook 2003/2007:

1. Från Fil menyval Nydå Mapp

2. Skriv namnet på mappen i namn låda

3. I Mappen innehåller ruta välj Post och post artiklar

   
   

4. Välj plats för ny mapp

5. Klicka på OK

Du kan också högerklicka på Inkorgen i den vänstra navigeringen och välja ny mapp

Så här skapar du en mapp i Outlook 2010:

1. Klicka på Mapp flik

2. Klicka på Ny mapp

3. I Mappen innehåller ruta välj Post och post artiklar

4. Välj plats för ny mapp

5. Klicka på OK

Du kan också högerklicka på Inkorgen i den vänstra navigeringen och välja ny mapp

När du har skapat din mappstruktur kan du flytta aktuella och nya e-postmeddelanden i mapparna antingen genom att dra och släppa e-postmeddelandet (nuvarande e-post) eller använda regler för att flytta ny e-post till mappar när den tas emot.

Så här lägger du till aktuell e-post i mappen:

Välj e-postmeddelandet som du vill flytta till en mapp. Notera: Du kan välja flera e-postmeddelanden genom att hålla ctrl-tangenten medan du klickar på e-postmeddelandet.

Du kan antingen flytta mappen genom att:

• Högerklicka via e-post och att välja Flytta till Folder eller

• Dra det valda e-postmeddelandet till destinationsmappen i vänsternavigering

Nästa kommer jag att diskutera att använda regler för att hålla din e-post organiserad utan din interaktion. Håll dig uppdaterad!

Video Instruktioner: Skapa mapp i outlook (Maj 2024).