Ett enkelt sätt att organisera dina vitala papper

• Maj 14, 2024

För några veckor sedan hände det mig att om jag någonsin skulle behöva lämna mitt hus i en nödsituation, skulle jag inte snabbt och enkelt kunna ta tag i mina viktigaste handlingar, som försäkringsdokument, allmän finansiell kontoinformation och annat saker jag skulle behöva om en verklig katastrof skulle hända. Jag insåg också att det inte skulle vara lätt för andra att hitta denna information om jag var oförmögen på något sätt.

Det är inte så att mina papper inte var allmänt organiserade, utan att de avgörande artiklarna ingick i ett större och inte helt bärbart system. (Jag skulle inte tänka rulla ut min arkivlåda om jag flydde från huset.) Så jag var glad över att komma över en produkt som lovade att göra det relativt smärtfritt att organisera mina nyckelpapper: Securita Vital Records PortaVault. Jag testade det och här är vad jag tänkte på det.

Vad det är
PortaVault är ett system som består av ett dragkedja med dragkedja, ett bindemedel med tre ringar, sektionsdelare med information om vad du ska lagra i varje kategori, plastdokumentskyddshylsor, tryckta etiketter för att identifiera vad du sätter i ärmarna, en liten duk påse och förtryckta formulär med utrymme för information som nödkontakter, hälsohistorik och katastrofplanering. Bindemedlet har också en axelrem och en "regnrock" i plast.

Hur det fungerar
PortaVault är avsett att innehålla saker som testament, födelsecertifikat, finansiell kontoinformation, försäkringar och information om läkemedelsrecept - kort sagt allt du troligtvis behöver i en nödsituation eller som andra kan behöva om du blev oduglig. Avdelningsdelarna - Planering och kontakter, Identifiering och familjedokument, Hälsa och medicin, Finans & Fastigheter, Försäkring och fastighetsplanering och skatter - ger riktlinjer för de dokument som ska gå i varje avsnitt, hur ofta du ska uppdatera dina poster och hur du kan se till att du är beredd i en nödsituation.

När du lagrar dokument i PortaVults skyddshylsor lägger du till en förtryckt etikett till varje hylsa för att identifiera vad som finns i den. (Det finns också anpassningsbara etiketter för allt som inte redan redovisas i de förtryckta versionerna.) Det är också värt att fylla i formulärerna i varje avsnitt så att information som annars kan spridas - medicinsk historia, viktig kontakt nummer, en lista över dina värdesaker och samlarföremål och så vidare - lagras på ett ställe.

Hur lång tid det tar
Jag tillbringade drygt två timmar på att lära känna systemet, läsa avdelningsdelarna och andra instruktioner, fylla i formulärerna och överföra saker till skivhylsorna och märka dem. Om du använde systemet för en hel familjs register, skulle du förmodligen behöva lite mer tid, som du skulle göra om dina papper inte var i rimligt bra skick när du började. Naturligtvis kan du ställa in systemet lite efter lite under en vecka och det kommer troligtvis inte ta dig mer än 15-30 minuter om dagen.

Varför jag gillar det
Jag är inte ett särskilt stort fan av förpackade arkiveringssystem i allmänhet. PortaVault var dock ett undantag från regeln. (Och för posten har jag inget intresse av produkten eller dess moderbolag.) Till att börja med, eftersom det finns mycket färre kategorier här än med många andra arkiveringssystem, tyckte jag att det var lättare och mindre frustrerande att använda. Jag gillar också det faktum att det är lätt att "åsidosätta" standardrekommendationerna för var du ska lagra saker: om du tycker att din IRA-kontoinformation ska gå till Finans & fastighet snarare än Skatter och fastighetsplanering, lägg den där och skriv en anteckning om systemets dokument Locator Form.

Jag blev också imponerad av PortaVaults uppmärksamhet på små (men potentiellt viktiga) detaljer. Dokumentskyddshylsorna är veckade i ytterkanten, vilket gör det lättare att förvara skrymmande dokument utan att hylsorna krulla i sidorna. Bindemedlet drar ur dukfodralet så det är lätt att arbeta med. De förtryckta formerna är enkla och logiska. Det lilla med dragkedja (som själv klämmer fast i bindemedlet) är en bra plats för extra nycklar, kontanter, dator-zip-enheter och andra små föremål som är lätta att förlora. Och det större fodralet tippar helt upp, är vattentåligt och har ett robust handtag längs ryggraden.

Några slutanmärkningar
Som med alla system kräver PortaVault en del ansträngningar: du måste ta dig tid att samla dina papper, fylla i formulärerna och hålla informationen i systemet uppdaterad. När allt går tag i ett bindemedel fullt av föråldrade och felaktiga poster kommer du att göra så lite bra som att inte ta något alls.Du måste också vara säker på att PortaVault är på ett säkert och lättillgängligt ställe - en som är känd för alla i ditt hushåll; om den är fastkopplad på baksidan av en garderob eller gömd på en plats som bara du vet, kommer det att vara mycket svårare att komma på när det behövs.

När jag en gång försökte få systemet att installera och lägga det på ett logiskt ställe, fann jag att det fanns en enorm vikt från axlarna. Jag hoppas att en jordbävning, brand eller annan katastrof aldrig lämnar mig att fly från mitt hus omedelbart eller att jag blir oförmögen, men om någon av dessa saker skulle hända, vet jag att mina viktigaste papper är i ordning och redo att gå. Det är en känsla av lugn och tillfredsställelse som jag rekommenderar.

Besök //www.securitaonline.com/products.htm om du vill veta mer om PortaVault.

Video Instruktioner: 49 Clever Organizing Tips (Part 1) (Maj 2024).