Använda Outlook-regler för att organisera e-post

• Maj 8, 2024

Tidigare skrev jag om att organisera din Outlook-post med hjälp av mappar (se länk nedan för artikel) och även om detta är ett bra sätt att organisera din post kräver det fortfarande att du manuellt flyttar meddelandena till rätt mapp. Tänk om det på ett sätt är enklare sätt?

Goda nyheter! Det finns ett enklare sätt!

Om du använder Outlook kan du skapa regler som är en uppsättning åtgärder, villkor eller undantag som utlöses av en åtgärd eller händelse för att hjälpa till att organisera din e-post. Till exempel kan du skapa en regel som flyttar alla e-postmeddelanden från din chef till en mapp som heter Ignorera - men det kanske inte är det bästa karriärrörelsen!

Regler kan användas för att automatiskt flytta e-post till en mapp, ta bort e-post från en specificerad sändning, svara på en e-post - möjligheterna är oändliga beroende på vad du vill åstadkomma. Grundidén bakom att skapa en regel är följande:

• Bestäm avtryckaren (mottagen e-post, skickad e-post osv.)
• Bestäm åtgärden (ta bort e-post, flytta e-post, svara på e-post osv.)
• Bestäm eventuella undantag - meddelanden för vilka regeln inte kommer att tillämpas

Så här ställer du in en regel i MS Outlook:

1. Välj Verktyg
2. Klick Om regler och varningar
3. Klicka på Ny regel

Vid denna punkt blir du ombedd att antingen skapa en regel från en mall eller börja med en tom regel. Om du skapar en grundregel (t.ex. flytta till mapp) väljer du mallen och klickar på Nästa. Om du vill skapa regel från grunden väljer du Start från en tom regel och följer guiden som tar dig steg för steg genom processen att skapa en ny regel.

När regeln är inställd är det bra att testa regeln för att se till att den fungerar korrekt - (inte alla regler är lätt testbara, t.ex. en automatisk svarregel). Om du reglerar för att flytta en fil till en mapp kan du testa regeln genom att välja ett meddelande som har lämpliga kriterier för regeln och välja Kör den här regeln nu.

Som du ser kan regler vara till stor hjälp när du försöker tämja din meddelandes galenskap. Titta på din inkorg och ta lite tid för att avgöra vilka regler du kan använda för att göra hantering och arkivering av din e-post snabbare, enklare och automatiskt!

Video Instruktioner: Organisera inkorgen med Nya Office (Maj 2024).