Använda sökmappar för att organisera Outlook Mail

• Maj 6, 2024

E-post har blivit en vanlig metod för kommunikation eftersom det är lätt att använda och meddelanden utbyts snabbt. Problemet med att använda e-post som kommunikationsverktyg är att hålla reda på alla meddelanden - särskilt när antalet meddelanden börjar öka. Lyckligtvis tillhandahåller Outlook flera verktyg för att hantera e-postmeddelanden, ett av dessa verktyg är Sökmappar.

Sökmappar tillhandahåller en metod för att organisera meddelanden baserat på specificerade sökkriterier. Outlook är inställt med tre sökmappar som standard - Olästa e-post, för uppföljning och stor e-post - dessa finns i navigeringsfältet under Sökmappar. Ytterligare sökmappar kan skapas för att visa meddelanden baserat på andra kriterier som:

• Meddelanden med bilagor
• Meddelanden från en viss avsändare
• Meddelanden markerade med en specifik kategori
• Meddelanden från ett visst datum

En sökmapp är en virtuell mapp, det vill säga meddelanden lagras inte i mappen utan i inkorgen och andra mappar. Sökmappen fungerar som en tittare på dessa spridda meddelanden och visar meddelanden baserade på sökkriterierna.

När du skapar en sökmapp finns det två alternativ tillgängliga för att skapa mappen - fördefinierad mapp och anpassad sökmapp. Den fördefinierade mappen är baserad på en uppsättning kriterier som redan har definierats, medan den anpassade sökmappen möjliggör ett mer detaljerat sökuttryck.

När en anpassad sökmapp har skapats är mappen tillgänglig under Sökmapp i navigeringsfältet och kan användas när som helst. Om den anpassade sökmappen inte längre behövs kan mappen tas bort - meddelandena tas inte bort. Om den anpassade sökmappen inte ger de förväntade sökresultaten kan mappen dessutom modifieras för att ändra kriterierna.

Nedan följer procedurerna för att skapa, ändra och ta bort sökmappar.

Skapa en fördefinierad sökmapp:

1. Fil | Ny | Sökmapp
2. Välj Fördefinierad sökning från listan och klicka på OK
3. En ny Sökmapp skapas under Sökmapp i navigeringsfältet

Skapa en anpassad sökmapp:

1. Fil | Ny | Sökmapp
2. Bläddra till botten och välj Skapa en anpassad sökmapp
3. Klicka på Välja
4. Namnge den anpassade sökningen
5. Klicka på Kriterier
6. Definiera anpassade mappkriterier
7. Klicka på OK tre gånger

En ny Sökmapp skapas under Sökmapp i navigeringsfältet

Ändra en anpassad sökmapp:

1. I Sökmapp på navigeringsfältet markerar du Sökmapp att modifiera
2. Högerklicka | Välj Anpassa denna sökmapp
3. Gör ändringar i mappen
4. Klicka på OK

Ta bort en anpassad sökmapp:

Video Instruktioner: Top 20 Outlook 2016 Tips and Tricks (Maj 2024).