Skriva rapporter, manualer, manuskript och vetenskapliga artiklar

• Maj 2, 2024

Att arbeta med långa dokument kan vara en ork för att hålla organiserad men MS Word erbjuder flera funktioner som du kan använda för att hantera processen. Många av dessa funktioner kan användas tillsammans på olika sätt för att göra dina projekt mer hanterbara.

Bokmärken (hyperlänkar)
Bokmärken (hyperlänkar) i ditt dokument är användbara när dokumentet innehåller ytterligare information om ett ämne. Till exempel: i en produkthandbok för en kamera. I början av manualen diskuterar du var Exponeringskompensationsknappen finns på kameran. Du kan placera ett bokmärke i avsnittet i manualen där du diskuterar hur du ställer in exponeringskompensationen. Denna teknik gör det möjligt för läsaren att snabbt hoppa till avsnittet i dokumentet där han / hon kan få mer information om funktionen.

Cross Referencing
I likhet med ett bokmärke, gör korsreferenser läsaren att hoppa till en annan plats i dokumentet där de kan hitta mer information om ämnet. Korsreferenser kan göras till siffror, bokmärken, bildtexter, rubriker, numrerade stycken, sidnummer etc. Det här funktionens skönhet är Word gör att du inte kan hänvisa till en sida eller rubrik som inte finns i dokumentet.

Disposition
Att arbeta med dokumentets konturfunktion kräver användning av konsekventa rubriker i hela ditt dokument. Det fungerar bra när du har stora kategorier med en serie underrubriker. Till exempel kan du ha en kapitelrubrik med flera avsnitt i kapitlet. Varje avsnitt kan ha flera ämnen som skapar en hierarki med rubriker. Den här metoden fungerar bäst när du tilldelar stilar till var och en av rubriknivåerna. Med dispositionsvyn kan du kollapsa dokumentet ner till rubriknivåer för att få en direkt bild av hur varje sektion flyter. I dispositionsvy kan du utvärdera om dokumentet är logiskt skrivet. Funktioner i dispositionsvyn gör det också möjligt för dig att manipulera layouten genom att demontera och marknadsföra rubriknivåer samt ordna om dokumentet.

Master- och underdokument
Manuskript kräver ett kraftfullare verktyg som Word förser med sin Master- och SubDocuments-funktion. Du kan använda den här funktionen för att organisera stora projekt som ett bokmanuskript. Med det här verktyget kan du dela upp det stora projektet i mindre mer hanterbara underdokument. Huvuddokumentet länkar till relaterade underdokument så att när ändringar görs i underdokumentet uppdateras huvuddokumentet på samma sätt och vice versa. Varje underdokument är hyperlänkad i huvuddokumentet så att du kan starta ett underdokument från huvuddokumentet. På grund av länkningen kan du skapa innehållsförteckning, indexering, korsreferenser, sidhuvuden och sidfot för att gälla alla underdokument direkt från huvuddokumentet.

Siffror, grafer och tabeller
Vetenskapliga verk använder ofta figurer, grafer och tabeller för att illustrera poäng som görs i texten. En tabell över figurer, grafer, tabeller osv kan vara mycket användbar för dina läsare. Denna funktion skapar tabellen automatiskt på samma sätt som en innehållsförteckning. Nyckeln till att använda den här funktionen är att infoga bildtexter på varje figur, diagram och tabell som du vill inkludera i referenstabellen. Det finns flera formatalternativ för tabellskapandet, inklusive möjligheten att visa sidnummer, justeringen av sidnumren, visa etiketter och nummer och flikledare.

Innehållsförteckning (TOC)
Innehållsförteckning är mest användbar i referensguider. Läsarna uppskattar att ha en TOC för att hjälpa dem hitta informationen i dokumentet som är viktigast för dem. Att skapa en innehållsförteckning i Word är ett ögonblick under förutsättning att du var konsekvent när du tillämpar stilar på rubrikerna och andra delar av dokumentet som du vill ha med i innehållsförteckningen. När ditt dokument innehåller flera nivåer av rubriker, bör TOC begränsas till de tre första rubriknivåerna, annars kan det bli för komplicerat för att vara användbart. Generellt sett skulle du skapa TOC i ett separat avsnitt av ditt dokument i början av ditt dokument. Genom att skapa ett separat avsnitt kan du börja numrera dokumentinnehållet på sidan 1 utan att sidorna i TOC komplicerar sidnumrering. Du kan kombinera TOC med bokmärken eller hyperlänkar så att läsarna kan hoppa riktning till önskat ämne.

indexering
Att indexera ett referensdokument är mycket användbart. Dess inkludering i ett dokument hjälper läsarna att enkelt hitta koncept och specifika ämnen. Det finns vanligtvis i ett avsnitt på baksidan av dokumentet och innehåller sidhänvisningar för nyckelidéer i dokumentet. Den här funktionen är enkel att använda men den svåra uppgiften för författaren är att bestämma vilka ord, ämnen eller begrepp som ska indexeras. Ett bra index är väl genomtänkt. För att använda den här funktionen effektivt måste varje ord eller rubrik som ska finnas i indexet markeras i dokumentet. Beroende på dokumentets längd kan det vara en tråkig övning men det är värt det för dina läsare.

Fotnoter och slutnoter
En annan arbetsintensiv uppgift i ett långt vetenskapligt eller referensdokument är att hantera fotnoter och slutnoter. Words fotnoter och slutnotfunktioner gör numreringen och formateringen av dessa kritiska referenser lätt men du måste lista författarna, verket, förlaget och publicerade datum på rätt sätt för varje referens. Varje fotnot och slutnot i ditt dokument måste vara korrekt markerad. Word tar emellertid jobbet med att infoga fotnot eller slutnot i lämplig ordning och plats i dokumentet.

Video Instruktioner: The Third Industrial Revolution: A Radical New Sharing Economy (Maj 2024).