Om Outlook-kategorier

• Maj 2, 2024

Att använda kategorier är ett bra sätt att hålla din Outlook-miljö välorganiserad utan att skapa ett mylder av mappar. Genom att använda kategorier kan du behålla alla objekt i en mapp men gruppera som objekt tillsammans efter kategori (förutom e-postobjekt). När kategorierna har tilldelats kan du också hitta, sortera och filtrera objekt efter kategori. Till exempel: Du kan ha en samling e-post (skickad och mottagen), kontakter, uppgifter, möten och anteckningar som alla rör samma projekt. Med kategorier kan du dra dem alla tillsammans för att titta på den stora bilden.

Mästarkategorin
Outlook innehåller en standardkategorilista som du kan lägga till dina egna kategorier för att passa dina personliga behov. Du hittar huvudkategorilistan under menykommandot Redigera / kategori. Använd knappen Master Category i kategorifönstret för att lägga till och ta bort kategorier i listan med Master Category. När du tar bort en kategori från listan med huvudkategorier förblir objekten som har tilldelats kategorin oförändrade. Du kan fortsätta gruppera dessa objekt med den borttagna kategorin.

En bra praxis är att tilldela en eller flera kategorier till ditt Outlook-objekt genom att välja kategori från listan med huvudkategorier. Du kan helt enkelt skriva en kategori i kategorifältet för ditt objekt, men troligtvis kommer du inte att hänvisa till kategorin på samma sätt för varje objekt och därmed besegra syftet med att använda dem.

Till exempel, det första objektet du vill kategorisera skriver du MS Office. Några dagar senare har du en ny artikel för samma kategori. Den här gången skriver du, Microsoft Office. Outlook tolkar detta som en NY kategori.

Användning av Master Category List garanterar konsistens och undviker stavfel.

Tilldela kategorier till objekt
Du kan tilldela en eller flera kategorier till alla typer av Outlook-objekt. Med undantag för e-postmeddelandeformuläret ser du ett kategorifält och knapp på varje Outlook-formulär. För att tilldela kategorier till e-postobjekt måste du gå till e-postalternativen för att hitta kategorifältet.

För att tilldela kategorier under skapandet av objektet, klicka på kategoriknappen på formuläret (eller alternativknappen på ett e-postobjekt) och markera alla kategorier i listan med huvudkategorier som gäller; klicka sedan på OK. Öppna alla befintliga objekt och fortsätt som beskrivs ovan för att lägga till en kategori efter skapandet.

Du kan tilldela kategorier för att multiplicera objekt i en lista. Välj alla objekt som du vill tilldela samma kategorier till. Högerklicka på det blå markeringen och välj kategorier från genvägsmenyn. Kontrollera alla kategorier som gäller; klicka sedan på OK.

Ta bort kategorier från artiklar

Öppna det objekt som du vill ta bort kategorin från. Klicka på kategoriknappen och ta bort markeringsmärket från den kategori du vill ta bort. Du kan ta bort kategorier från flera objekt i en lista genom att i förväg välja grupp av objekt; välja kategorier från snabbmenyn med högerklicka; avmarkera de kategorier du vill ta bort; klicka sedan på OK.

Hitta alla artiklar

Använd kommandot Avancerad sökning från Redigera-menyn för att hitta alla objekt i en kategori. I dialogrutan Avancerad sökning:

- Välj ”Alla typer av Outlook-objekt” i rullgardinsmenyn för fältet Sök efter
- Verifiera personliga mappar visas i fältet I: Outlook kommer att titta i alla mappar du har i dina personliga mappar. Du kan klicka på bläddra för att begränsa din sökning till valda mappar.
- Klicka på fliken Fler val
- Klicka på knappen Kategori
- Välj den eller de kategorier du vill hitta
- Klicka på OK

Alla objekt med den kategori du valt visas i fönstret Sök. Du kan öppna dem för att se detaljen genom att dubbelklicka på det objekt du vill öppna.

Du kan spara din sökning så att den kan hämtas vid ett senare tillfälle. Klicka på File / Save Search, välj mappen där du vill lagra sökningen, ge sökningen ett filnamn och klicka på Save. Filtypen bör vara Office Saved Searches och filen kommer att ha en .oss-filändelse. För att öppna en sparad sökning, klicka på File / Open Search, leta upp den sökning du vill öppna, välj den och klicka på OK. Under Open-evenemanget kommer Outlook att utföra en ny sökning baserat på kriterierna i den sparade sökningen.

Skriva ut ALLA objekt i en kategori

När du har genomfört sökningen kan du skriva ut alla hittade objekt. Välj alla filerna i sökfönstret (Redigera / Markera alla eller med ett musval). Högerklicka på det blå markeringsområdet och välj utskrift från genvägsmenyn.

Välj den utskriftsstil du vill ha:

- Tabellstil skriver endast ut listan över hittade objekt
- Memo Style skriver ut innehållet i artiklarna

Välj andra utskriftsalternativ efter behov; klicka sedan på utskriftsknappen för att skicka dokumentet till skrivaren.

Om du är en aktiv Outlook-användare och använder de flesta av funktionerna utöver e-post kan du överväga att använda kategorier för att hålla dina Outlook-objekt organiserade.

Video Instruktioner: Kategorier i Outlook (Maj 2024).