Få dina pappersfiler i form för året framåt

• Maj 19, 2024

Visste du att februari är arkiv din fil månad? Att få förra årets rekord i ordning - och skapa ett effektivt arkiveringssystem för det kommande året - kanske inte gör dig i humör för att fira, men det kan leverera en rejäl dos av lugn och kontroll under de kommande månaderna. Så här gör du för att få dina filer rensade, utformade och redo att tjäna dig 2010.

Steg 1: Arkivera den senaste tiden
Nu har du troligtvis fått de flesta (om inte alla) räkningar och uttalanden från 2009 du kommer att få, så det är en bra tid att flytta förra årets filer ut för att ge plats för sina motsvarigheter 2010. Alla filer du behöver för skatt eller lagliga ändamål kan överföras till en bankruta, arkfack eller annan bärbar lagringsbehållare där de kommer att samlas och samlas in men ur vägen. De saker du inte behöver och inte vill kan ta sig till rivaren eller papperskorgen.

(Är du nyfiken på vilka filer du ska behålla och hur länge ska du behålla dem? Kolla in BankRates översikt över vad du ska hålla fast vid och varför, och fråga också din CPA eller advokat om riktlinjer, eftersom dina krav kan variera beroende på saker som om du driver ett företag eller äger ett hem.)

Denna årliga sanering gäller finansiella poster (som förnyar sig varje år) och även för personliga filer som barnens rapportkort från skolan, referensmaterial du har samlat in under året och korrespondens. Välj vad av det här är verkligen värt att behålla, och av det, hur mycket av det som kan arkiveras och hur mycket som verkligen förtjänar att stanna i ditt huvudsakliga arkiveringssystem.

Steg 2: Bjud Adieu till det avlägsna förflutet
När du flyttar 2009: s register till en ut-av-vägen-men-fortfarande tillgänglig plats kan du titta igenom allt du har hållit från 2008 och tidigare. Rensa allt som säkert kan gå utifrån de riktlinjer du har skapat (vilket betyder att du antagligen kan säga sayonara till saker som telefon- och verktygsräkningar från tidigare år, såvida de inte påverkar dina skatter) och konsolidera sedan dessa äldre filer så mycket som möjligt. Flytta dessa arkiv från ditt hemmakontor och till en plats där du kan hämta dem om det behövs men inte behöver se dem regelbundet, till exempel en hylla i en garderob.

Steg 3: Skapa nya och ersättningsfiler
Därefter skapar du nya filmappar för de räkningar och uttalanden du får regelbundet, till exempel kontoutdrag och kreditkortsräkningar. (Om du flyttade ut förra årets poster utan att ta bort filmappar kan du hoppa över det här steget.) Detta är också ett bra tillfälle att ändra, kombinera eller ta bort kategorier och lägga till nya kategorier efter behov. Att ta sig tid att få filmappar konfigurerade, kategoriserade och märkta nu kommer att göra arkiveringen enklare (om det fortfarande inte är exakt spännande) under resten av året.

Steg 4: Skaffa en arkiveringsvana
Med dina gamla grejer rensade och nya filer redo att gå, är allt som återstår att hålla på toppen av att lägga bort saker när du är klar med det. Enklare sagt än gjort, jag vet, särskilt om du hellre vill ha tänder än att arkivera papper. Som med alla uppgifter, men att hantera detta i små doser kan göra det mycket mer uthärdligt och kan kräva mycket mindre tid. Försök lägga till en extra minut eller två för arkivering till den tid du ägnar dig åt att betala räkningar eller balansera din checkbok - med ett fungerande system på plats behöver du inte mycket mer tid än det för att få saker i ditt arkiveringssystem när det är inställt upp för att fungera smidigt.

Oavsett om du officiellt firar Arkiv din filmånad eller inte, ta lite tid under de kommande veckorna för att få dina filer i form. Under resten av året kommer du vara glad att du gjorde det!

Video Instruktioner: X-Carve Custom Waste Board (Maj 2024).