Organisera e-post - Sortering och ogräsning

• Maj 4, 2024

E-post kanske aldrig rör på ditt fysiska utrymme som postbrev kan, men det kan ändå vara orsaken till stress, frustration och huvudvärk när det högar upp. Genom att få kontroll över ditt e-postmeddelande kan du hjälpa till att se till att det blir det verktyg det är tänkt att vara - ett som håller dig i kontakt och informerad - utan att orsaka överväldigande.

Det första steget mot att skapa ett funktionellt organisationssystem för din e-post är naturligtvis att avlägsna de meddelanden du inte längre vill ha eller behöver. Här är några kriterier och pekare som hjälper dig att bantra in din inkorg och bli av med digital cruft.

Var du ska börja
Ofta är det enklast och mest effektivt att börja med att sortera och ogräsa dina äldsta e-postmeddelanden, eftersom de är minst troliga att vara aktuella och relevanta, och många av dem kan vara föråldrade. Om du har en mycket stor e-postadress, kan du skapa en allmän mapp för backlog för att hålla meddelandena du vill sortera genom så att de inte rör sig om din inkorg och blir överväldigande.

Jag rekommenderar att du börjar med 20-30 minuters sortering, vilket i allmänhet är tillräckligt för att du ska kunna göra några framsteg men inte så mycket att du blir uttråkad eller sliten. Om du fortfarande är inspirerad, fortsätt med det; annars kan du ta en paus och komma tillbaka ytterligare 20 minuter senare.

Skapa riktlinjer
Som när du ogräs andra saker, är det bra att ha några riktlinjer i förväg för vad du är redo att avbryta och vad du vill behålla. Här är några typer av e-postmeddelanden som jag tar bort när jag tar bort:

• Meddelanden som jag inte ville ta emot i första hand (naturligtvis skräppost, men också nyhetsbrev jag inte registrerade mig för, oönskade framåt osv.)
  
• Meddelanden med föråldrad information (om, säg, händelser som redan har gått)
  
• Informationsmeddelanden (som nyhetsbrev) Jag har redan läst och kommer troligtvis inte läsa igen
  
• Informationsmeddelanden som jag inte har läst är mer än två månader gamla
  
• Meddelanden som jag har skumma och inte vill eller behöver göra något med
  
• Meddelanden vars information finns tillgänglig någon annanstans
  
• Tidigare versioner av meddelanden som har blivit en del av längre trådar (det vill säga om en klient skickade ett meddelande som jag svarade på och sedan klienten svarade på mig, kommer jag bara att behålla det senaste meddelandet - som har alla tre bitarna av korrespondens i det)
  

Radera bort!
Med dina riktlinjer i handen kan du granska innehållet i din inkorg med en finger över Delete-tangenten på tangentbordet, redo att slå. Eftersom så mycket e-post tenderar att dröja som påminnelser om saker du måste göra, försök att göra den här övningen med din att göra-lista på din sida; när du stöter på ett meddelande som du har hållit bara för att det påminner dig om något du behöver ta hand om, skriv den uppgiften i din Att göra-lista och radera sedan meddelandet (eller åtminstone flytta det ur din inkorg till en mapp).

När du sorterar kan du försöka att inte bli förknippad med innehållet i meddelanden: om det finns långa e-postmeddelanden du vill läsa, till exempel, skumma några rader för att vara säker på att de är värda att spara och flytta dem till a Läs mappen i ditt e-postprogram. Var också uppmärksam på distraktioner, till exempel genom att klicka på en länk i ett meddelande och sedan bli upptagen i verktyg online. Ställ in en mapp för webbplatser för att besöka och lagra där alla meddelanden med information om saker du vill kolla in online.

När du arbetar, tänk på din e-postinkorg som du skulle göra en fysisk inkorg på skrivbordet: helst bör det bara innehålla de meddelanden du ännu inte har granskat eller som du aktivt arbetar med. Att rensa bort saker du inte längre behöver och flytta till mappar allt du vill behålla som referens kommer att göra det lättare att ta hand om vad som verkligen är aktivt och aktuellt för dig.

I nästa artikel i den här serien tittar vi på sätt att lagra och organisera de e-postmeddelanden du väljer att behålla. Den här veckan ska du avsätta lite tid för att skapa dina egna riktlinjer för sortering och ogräs och sedan lägga dem till att använda dekluttering av din inkorg.

Video Instruktioner: Organisera inkorgen med Nya Office (Maj 2024).